Anforderungsworkshops scheitern, bevor sie beginnen

Stellen wir uns einen typischen Termin vor. Acht Personen aus dem Fachbereich, zwei von der Erstellerseite, zwei Stunden Zeit. Auf dem Whiteboard steht: „Anforderungen neues Dashboard." Die Runde beginnt mit der Frage, was denn benötigt wird.

Was danach passiert, ist keine Anforderungsaufnahme. Es ist eine Sammlung von Erwartungen, die niemand aneinander messen kann, weil es keinen Maßstab gibt.

Die Teilnehmenden haben keine Orientierung. Sie können sich alles wünschen und haben kein Zielbild, weil sie nicht wissen, was ein Dashboard überhaupt ist und was es leisten kann. Mit einem weißen Blatt Papier in einen solchen Termin zu gehen und zu fragen „Was hättet ihr gern?" ist das Schlechteste, was man tun kann.

Nicht weil die Frage falsch wäre. Sondern weil sie zwei Schritte zu früh kommt.

Schritt eins: Warum überhaupt?

Bevor irgendjemand nach Kennzahlen gefragt wird, muss klar sein, warum das Unternehmen sich stärker mit Daten auseinandersetzen will. Nicht als Floskel, sondern konkret: Was genau soll sich verbessern? Welche Entscheidungen sollen schneller, klarer oder besser getroffen werden?

Das klingt nach Vorgeplänkel und ist in Wahrheit die Grundlage. Denn ohne diese Klärung bewerten die Anfordernden ihre eigenen Wünsche an nichts. Sie haben kein Kriterium, an dem sie erkennen könnten, ob etwas dazugehört oder nicht. Also nennen sie alles — was rational ist, wenn Weglassen keinen erkennbaren Vorteil bringt.

Die Motivation muss dabei in der Organisation ankommen, nicht in einer Folie stehen. Ein kurzes Video funktioniert dafür oft besser als ein Workshop, weil die Beteiligten selbst entscheiden können, wann sie es sich anschauen — ein nicht zu unterschätzender Vorteil bei vollen Kalendern.

Entscheidend ist die Haltung dahinter: Wer den Prozess als Regelwerk präsentiert, das die Kreativität ausbremst, hat verloren. Wer ihn als Hilfsmittel vorstellt, das die eigene Arbeit erleichtert, gewinnt Beteiligung.

Schritt zwei: Die Spielregeln

Der zweite Schritt führt die Anfordernden in den vorhandenen Rahmen ein. Welche Farben gelten, welche Diagrammarten sind gesetzt, welche Dashboard-Typen gibt es und wofür eignen sie sich?

Hier entsteht regelmäßig ein Missverständnis. Standards werden als Beschneidung wahrgenommen: Man darf nicht mehr frei entscheiden, wie Form und Struktur aussehen, sondern muss aus dem Vorgegebenen wählen.

Genau das ist der Punkt — und es ist eine Entlastung, keine Einschränkung.

Ein Vergleich macht es deutlich: Die Mehrzahl der Autofahrenden hat sich darauf verständigt, sich an die Straßenverkehrsordnung zu halten. Das empfindet kaum jemand als Freiheitsverlust. Es sorgt dafür, dass alle nahezu unbeschadet ans Ziel kommen, weil jeder weiß, was zu erwarten ist. Mit einem Dashboard-Standard verhält es sich genauso: Empfänger wissen, was sie erwartet, und Erstellende können schnell und effektiv arbeiten, weil sich alle an dieselbe Grundlage halten.

Praktisch funktioniert das über One-Pager, die man als Spielregeln lesen kann. Ein Blatt für Informationsvisualisierung, eines für Dashboard-Design, eines für analytische Sichten. Kein Handbuch, das niemand liest, sondern eine Übersicht, die man im Termin auf den Tisch legen kann.

Was danach anders läuft

Wer diese beiden Schritte vorher geht, betritt den Anforderungstermin unter völlig anderen Voraussetzungen.

Die Beteiligten sind motiviert, weil sie wissen, wofür das Ganze gut sein soll. Sie sprechen eine gemeinsame Sprache, weil dieselben Begriffe dasselbe bedeuten. Und sie haben ein Zielbild, an dem sie ihre Wünsche relativieren können — Auswählen ist leichter als Erfinden.

Die Diskussion verschiebt sich damit von „Was hätte ich gern?" zu „Was brauche ich, um besser zu entscheiden?". Das ist ein anderer Termin, mit einem anderen Ergebnis.

Der Aufwand ist geringer als gedacht

Der übliche Einwand lautet: Dafür ist keine Zeit. Wir müssen liefern.

Der Einwand ist verständlich und rechnet trotzdem falsch. Die Zeit, die man vorne einspart, gibt man hinten mehrfach aus — in Korrekturschleifen, in Erklärungsterminen, in Diskussionen über Darstellungen, die längst hätten geklärt sein können, und in Dashboards, die niemand nutzt, weil sie an der eigentlichen Frage vorbeigebaut wurden.

Motivation und Konzept kosten in Summe wenige Stunden. Sie ersetzen eine unbestimmte Zahl späterer Termine, in denen dieselben Grundsatzfragen immer wieder neu verhandelt werden.

Reflexionsfrage: Wenn bei euch morgen ein Anforderungsworkshop stattfindet — könnten die Teilnehmenden vorher benennen, welche Dashboard-Arten es gibt und wofür sie sich jeweils eignen?

Quellen und weiterführende Hinweise

• Motivation und Konzept sind die ersten beiden Schritte des Dashboard Requirement Process. Der vollständige Prozess ist im TDWI-E-Book *Self-Service Analytics* beschrieben: zum E-Book

Aus meiner eigenen Arbeit

• Mini-Guide: 100 Fragen über Dashboards — Kapitel 1 klärt genau die Frage, die vor jedem Workshop beantwortet sein sollte: Was ist eigentlich ein Dashboard?
• Data-Viz-Quiz — ein schneller Weg, um im Team ein gemeinsames Verständnis von Diagrammtypen und typischen Fehlern herzustellen.