Fünf Minuten zwischen Tür und Angel

Es sind Wochen Arbeit hineingeflossen. Anforderungen wurden aufgenommen, Prototypen abgestimmt, Kennzahlen geklärt, das Layout gebaut, die Standards geprüft. Und dann wird das Ergebnis am Ende eines ohnehin überzogenen Termins in fünf Minuten gezeigt, während die Hälfte der Runde schon auf die Uhr schaut.

Danach wundert man sich, dass niemand das Dashboard nutzt.

Die Übergabe ist der Schritt, in dem die meisten gravierenden Fehler gemacht werden — nicht weil sie schwierig wäre, sondern weil sie unterschätzt wird. Sie gilt als Formsache nach der eigentlichen Arbeit. Dabei entscheidet sie darüber, ob die eigentliche Arbeit überhaupt ankommt.

Vier Klassiker

Es wird mehr darüber gesprochen, was nicht geht, als darüber, was geht. Fehlende Daten, ungeklärte Quellen, Dinge, die in Version zwei kommen. Das ist ehrlich gemeint und wirkt verheerend: Die Empfangenden nehmen als Erstes mit, dass das Ding unfertig ist.

Es wird der Funktionsumfang gezeigt statt der Nutzen. Ein Drilldown verblüfft im 21. Jahrhundert niemanden mehr. Eine visuelle Interaktion auch nicht. Wer eine Funktionsdemo hält, beantwortet eine Frage, die niemand gestellt hat. Interessant ist, was man durch einfache Navigation entdecken kann — und welche Frage sich damit schneller beantworten lässt als bisher.

Bei erster Kritik wird alles in Frage gestellt. Jemand sagt „Das würde ich anders machen", und die Erstellerseite knickt ein. Damit wird aus einer Übergabe eine neue Anforderungsrunde. Kritik im Übergabetermin ist normal. Sie ist notiert und wird geprüft — sie ist kein Anlass, das Konzept aufzugeben, das vorher gemeinsam entwickelt wurde.

Es wird zwischen Tür und Angel präsentiert. Sie haben hart gearbeitet. Da sollten sich die Empfangenden wohl mal eine halbe Stunde Zeit nehmen können.

Drei Wege, es besser zu machen

Ein kurzes Video. Zeigen Sie darin die Analysemöglichkeiten und Funktionen — Filter, Absprünge, Navigation — und stellen Sie es den Anfordernden zur Verfügung. Der Vorteil liegt in der Asynchronität: Jeder schaut es sich an, wann es passt, und kann es später noch einmal aufrufen. Videomaterial hilft in vielen Fällen dabei, die generelle Funktionsweise von Dashboards zu erklären, und dient später als Schulungsmaterial.

Ein eigener Übergabetermin. Kein Tagesordnungspunkt am Ende einer anderen Runde, sondern ein Termin mit eigenem Zweck, in dem das fertige Dashboard mit allen Möglichkeiten vorgestellt wird.

Eine große Runde. Empfangende, Erstellende, Entscheidende und andere interessierte Bereiche zusammen. Das kostet mehr Vorbereitung und ist zugleich die beste Gelegenheit für internes Marketing: Andere Bereiche sehen, was möglich ist, und die eigene Kompetenz wird sichtbar.

Die Übergabe ist internes Marketing

Diesen Punkt halte ich für den wichtigsten, und er wird selten so benannt.

Ein Dashboard-Projekt ist nie nur ein Dashboard-Projekt. Es ist auch ein Signal an die Organisation darüber, was mit Daten möglich ist, wie professionell dabei gearbeitet wird und ob es sich lohnt, den nächsten Bedarf über denselben Weg anzumelden.

Gerade bei wichtigen Dashboards helfen größere Präsentationen mit vielen Teilnehmenden dabei, die eigenen Kompetenzen zu positionieren und Akzeptanz zu erzeugen. Wer das konsequent macht, muss beim übernächsten Projekt weniger überzeugen — weil die Erwartung bereits positiv besetzt ist.

Und noch etwas: Verfügbarkeit garantiert keine Nutzung. Ein Dashboard, das per Mail verschickt wird, bleibt ein Link mit gutem Vorsatz. Es braucht einen Platz im Prozess — im Meeting, im Review, im Monatsabschluss, in der Steuerungsrunde. Die Übergabe ist der Moment, in dem dieser Platz zugewiesen wird. Wer ihn ungenutzt lässt, überlässt es dem Zufall, ob das Dashboard je in einen Ablauf findet.

Der Punkt

Ein gutes Dashboard verdient eine gute Einführung. Wer Wirkung will, muss nicht zeigen, wie etwas funktioniert, sondern warum es wichtig ist.

Die Übergabe ist kein Anhängsel des Projekts. Sie ist der Schritt, in dem sich entscheidet, ob aus einem gebauten Artefakt ein genutztes Instrument wird.

Reflexionsfrage: Wie wurde euer letztes Dashboard übergeben — und welchen festen Platz hat es seitdem in einem wiederkehrenden Termin?

Quellen und weiterführende Hinweise

• Die Übergabe ist der siebte und letzte Schritt im Dashboard Requirement Process. Beschrieben im TDWI-E-Book *Self-Service Analytics*: zum E-Book

Aus meiner eigenen Arbeit

• Mini-Guide: 100 Fragen über Dashboards — Kapitel 10 fragt, wann ein Dashboard wirklich erfolgreich ist.
• Steuerungs-Check — acht Fragen dazu, ob eure Dashboards Entscheidungen tragen oder nur informieren.